Formate im Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD – Was ist sinnvoll für dich?
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt nicht nur neue Prozesse – sondern auch die Frage: Welches Format soll ich verwenden?
Zwei Standards sind in Deutschland zugelassen: XRechnung und ZUGFeRD. Wir zeigen dir, worin sie sich unterscheiden – und welches für dein Unternehmen sinnvoll ist.
Was ist eine „echte“ E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist mehr als ein PDF. Sie muss strukturiert und maschinenlesbar sein – z. B. im XML-Format. Nur so kann sie automatisiert verarbeitet werden.
Zwei Formate sind in Deutschland offiziell zulässig:
- XRechnung
- ZUGFeRD (Version 2.0.1 oder höher)
Formatvergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Nur XML | PDF + XML eingebettet |
| Lesbarkeit | Nicht direkt lesbar | PDF sofort lesbar |
| Zielgruppe | Behörden & B2B | B2B |
| Pflicht bei Behörden | Ja | Nein |
| Vorteile | Standardisiert, sicher | Lesbar + maschinenlesbar |
Beispiel: Freiberuflerin mit 50.000 € Jahresumsatz
Eine Designerin stellt Rechnungen an Agenturen, Unternehmen und nur selten an Behörden.
Für sie eignet sich ZUGFeRD am besten: Die Kunden sehen direkt die PDF – gleichzeitig kann die XML-Datei automatisiert verarbeitet werden.
Für Behörden müsste sie auf XRechnung umsteigen.
Empfehlung
Wenn du an Behörden rechnest: XRechnung ist Pflicht.
Wenn du nur mit Unternehmen arbeitest: ZUGFeRD ist flexibler und lesbarer.
Wenn du beides brauchst: Nutze ein Tool, das beide Formate unterstützt. Wichtig ist, dass du ab 2025 gesetzeskonform arbeitest.
