Alles, was Unternehmen jetzt wissen müssen!
E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Änderung für Unternehmen in Kraft: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze. Das Bundesministerium der Finanzen hat kürzlich eine detaillierte Bekanntmachung veröffentlicht, die die neuen Anforderungen für Unternehmen festlegt. Um Sie optimal auf diese Umstellung vorzubereiten, fassen wir die zentralen Inhalte und Handlungsempfehlungen aus dem offiziellen Schreiben des Ministeriums zusammen. Hier erfahren Sie, wer von der Regelung betroffen ist, welche Rechnungsformate zulässig sind und welche Übergangsfristen gelten – damit Sie und Ihr Unternehmen die neuen Standards rechtzeitig und rechtskonform umsetzen können.
Wer ist betroffen? Die E-Rechnung als neue Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmer im Inland stellen. Darunter fallen alle Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich, sofern es sich um steuerbare Leistungen handelt, die nicht unter bestimmte Ausnahmen fallen. Private Verbraucher oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von dieser Pflicht jedoch ausgenommen. Unternehmen müssen jetzt sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
Was gilt als E-Rechnung? Nur strukturierte elektronische Formate sind zulässig
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF! Ab 2025 sind nur noch strukturierte elektronische Formate erlaubt, die eine maschinelle Verarbeitung der Daten ermöglichen. Dazu zählen vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, dass Daten in einem strukturierten XML-Format vorliegen müssen, welches die direkte Einspielung in die Buchhaltungssysteme der Empfänger erlaubt – und damit die Digitalisierung auf ein neues Level hebt.
Übergangsfristen und Ausnahmen: Wann ist eine Papierrechnung noch erlaubt?
Für Unternehmen, die sich noch auf die Umstellung vorbereiten, gibt es Übergangsregelungen. Rechnungen, die bis Ende 2026 erstellt werden, dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ in Papierform oder als PDF übermittelt werden, wenn beide Seiten zustimmen. Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr haben sogar bis Ende 2027 Zeit. Für die neuen E-Rechnungen gilt dennoch, dass sie maschinenlesbar und vollständig strukturiert sein müssen. Die Übergangsfristen sollten aber nicht als Grund zum Zögern gesehen werden – je früher die Anpassung erfolgt, desto besser für den reibungslosen Ablauf.
Was müssen Unternehmen jetzt tun? Schritt für Schritt zur E-Rechnung
- Prüfen Sie Ihre Rechnungsprozesse: Stimmen die verwendeten Formate mit den neuen Anforderungen überein?
- Wählen Sie ein passendes E-Rechnungsformat: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sind gesetzeskonform.
- Schaffen Sie technische Voraussetzungen: Ist Ihre Buchhaltungssoftware bereit für die E-Rechnung? Falls nicht, sollten Sie rechtzeitig ein Update oder eine Erweiterung planen.
- Bilden Sie Ihre Mitarbeiter weiter: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist komplex. Ein geschulter Umgang mit den Formaten erleichtert den Wechsel.
